ビジネスメールで全文コピペは失礼！

2017年04月12日

オススメ

ビジネスメールの書き方って難しいですよね。

私はあまり畏まったビジネスメールを書く機会が無いままこの年になったので、いまだに分からなくてググッて調べることがあります。

そんな私でも気をつけていることとして、

●目上の人からのスケジュール確認メールには、早目に返信をする。

●文章の書き方が失礼にあたらないようにする。

●自分なりの言葉を添えて、親しみを感じてもらえるようにする

などがあります。

さて、先日ビックリしたことがありました。

上司2名と30代前半の同僚男性2名（仮に佐藤君、田中君）にスケジュール確認をしたとき、上司2名からはすぐに希望日の返信が来たのですが、佐藤君田中君からは1日経っても返信が来ませんでした。

そこで2人に返事の催促のメールをしました。

「急ぎなら電話しろ」
と言う人がネット内にはよくいますが、グループメールでのスケジュール確認はメールで済ませるのが基本です。

ま、催促しても返信しない人には電話をして
「佐藤さん、◯日で大丈夫だそうです」
と代筆してあげる、というケースもありますが。

でもそれは自分より目上の人相手なら、って感じですね。
年下の人の分まで代筆するのは、よほどのケースでしょう。

田中君からは、返信が遅れた謝罪と予定の返信が来ました。

そして、その数分後に…

佐藤君から、田中君のメール文章をそのままコピペした返信が来ました。

さて、元々田中君、上司のメールを一部コピペしていました。

そのため敬称が上司から私宛の砕けたものになっていました。

それをコピペした田中君。

更にコピペした佐藤君…。

メールはコピペ不可とは思いません。

堅い文章だとどうしても似通った定型文にはなります。

しかし、目上の人が目を通すメールで、他の人のメールを丸々コピペ、というのは、大変印象が悪いものです。

そして、この佐藤君と田中君、日常的にもメールのコピペでミスをし、文章の辻褄が合わなくなることが多い！

大学生はレポートや就活の時提出する書類など、コピペしまくりだし、それが当たり前だと聞いたことはあります。

そういう感覚で、自分の頭で文章を考えず、なんとなくコピペをしていくと、どうなるか？

佐藤君に面と向かって

「田中君のメールを丸々とコピペし過ぎ！」

と注意したところ

「ははは。でも意味は同じなんで」

とケロッと言い返して来たので

「意味が同じとかいうことじゃなく、いい加減な人間だって思われるよ」

「はぁ？」

と、きょとーん。

この件、他の同僚に話したら、失笑モノだったのですが、佐藤君にはそれが理解出来ないのです…。

この佐藤君、仕事上でも、クライアントから受け取った文章に辻褄が合わないところがあったり、誤字脱字があっても、意味不明な箇所があっても、全く気が付きません。

「ここ、どういう意味？」
と確認すると、
「…えーと…多分、こういう意味かと…」
と、自分の想像で言うのですが、クライアントに確認させると全く違う、ということはしょっちゅうです。

「ちゃんとこちらに渡す前に目を通したの？」
と聞くと
「見ました」
と言うのですが、文字を目で追っているだけで、意味を理解しようとしていないので、おかしな部分があるということが分からないのです。

ブログをやっているとつくづく思うのですが、文章って読むのと書くのは、また違う感覚なんですよね。

他人のブログの文章を馬鹿にする人が時々いますが、そういう人が書いてる批判コメントって、文才が無く分かりづらい、読みにくいモノが多いです。

いざ自分で書こうとすると、言いたいことを分かりやすく伝える文章ってなかなか書けません。

でも他人に文章はなんとなく分かる、と言うか自己流に解釈していても、それを他人と語らないと、自分の解釈がおかしいのかは分からない。

そうやって、読み書きを蔑ろにしていくことにより、目上の人にどういうことを書いたら失礼か？ということが分からないままになります。

そして、それを指摘されても、理解出来ない。

理解しなくてはいけない意味が分からない。

で、

「あいつ、何を言いたいのか分からない。
日本語が通じてない気持ちになる。」

と、あちこちで言われることになるのです。

以前佐藤君に

「もっと本とか読んだ方がいいよ」

と言ったのですが

「大丈夫です」

と言われました。私がなめられてんのか。

お前、私より上の人たちにも呆れられてるのが分からないのか…？

ま、みんな面倒だから、教えないで放置してたりするんですけどねー。

日本語って、すごく複雑。

広告のキャッチコピーなんて、一文字違うだけで全然印象が変わります。

「意味は同じなんで」

と思っても、受ける印象は全然違ったりします。

てにをは、ですます、そういうので何を選ぶかで、その人のセンスが出ます。

それを理解していなくても良い人生もあるけれど、それを必要とされている仕事なら、キチンと理解しようとする姿勢は大事！

たった1通のコピペメールで、人間性を疑われることもある。

それって、ゆとり世代とか関係無いです。

ということを、どう佐藤君田中君に伝えたら理解出来るのかは…私には分かりませんが…

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